Главная
Кейсы
Недвижимость: Новый дом

Оптимизация работы агентства недвижимости: обработка заявок за 2 минуты с помощью Битрикс24

О клиенте

Агентство недвижимости «Новый дом» работает на рынке более 5 лет и помогает своим клиентам с покупкой, продажей и арендой жилой и коммерческой недвижимости. В компании трудятся как штатные агенты, так и специалисты по юридическому сопровождению сделок. Основная сложность заключалась в том, что при большом количестве клиентов и объектов сотрудники тратили слишком много времени на организацию процесса – от звонка клиента до заключения договора.

До внедрения Битрикс24 сотрудники фиксировали сделки в Excel, общались с клиентами в разных мессенджерах, а документы хранили в папках на компьютерах. Такой разрозненный процесс приводил к потере данных, замедлял работу и мешал развиваться.

Какие проблемы были у клиента

Заявки часто терялись: они оставались в почте или мессенджерах без ответа. До 20% заявок не обрабатывалось вовремя.
Поиск информации о клиенте занимал много времени. В среднем до 15 минут.
Руководство не понимало, сколько сделок реально в работе и где они застревают.
Документы создавались вручную, что часто приводило к ошибкам. Около 15% договоров содержали неточности.
График показов и встреч не был синхронизирован между сотрудниками, из-за чего происходили накладки. До 20% встреч накладывались друг на друга.

Задачи проекта

Объединить все каналы коммуникации и заявки в одном месте.
Настроить прозрачную воронку продаж.
Автоматизировать подготовку договоров и документов.
Внедрить систему управления показами и встречами.
Настроить аналитику для руководства.
Создать удобные инструменты для быстрого подбора объектов.
Организовать хранение медиафайлов по объектам.
Настроить автоматическую рассылку предложений клиентам.

Реализация проекта

1. Настройка CRM и воронки продаж

Мы детально проработали процесс взаимодействия с клиентом и создали воронку сделок, где каждый этап отражает реальный путь – от первого звонка до подписания договора. В карточку сделки добавили ключевые поля: интересующий объект, бюджет, сроки, история общения.

Выгода: теперь агент видит всю картину по клиенту и может быстрее ориентироваться в запросах, а руководитель контролирует нагрузку и эффективность на каждом этапе.

2. Интеграция с телефонией и сайтом

Подключили телефонию и форму обратной связи с сайта к CRM. Каждый звонок и заявка теперь автоматически создают карточку лида, где фиксируются данные клиента, источник обращения и запись разговора.

Выгода: исключена потеря обращений, оператору не нужно вручную переносить данные, а агент может вернуться к записи звонка и уточнить детали. Это ускоряет работу и повышает качество обслуживания.

3. Управление документами

Создали набор шаблонов: договоры, акты, приложения к сделкам. Все реквизиты автоматически подтягиваются из карточки клиента.

Выгода: оформление договора занимает минуты, а вероятность ошибки минимальна. Сотрудники больше не тратят время на переписывание данных.

4. Календарь показов и напоминания

Настроили общий календарь, синхронизированный с CRM. Теперь агент видит, когда у него назначены показы и встречи, получает напоминания, а руководитель может контролировать загруженность сотрудников.

Выгода: клиенты всегда получают подтвержденный сервис, накладки исключены, а у сотрудников высвободилось время для работы с новыми заявками.

5. Аналитика и отчеты

Разработали набор отчетов: количество новых заявок, конверсия на каждом этапе воронки, эффективность агентов, распределение сделок по источникам.

Выгода: руководство принимает решения на основе фактов, а не предположений. Можно быстро понять, какой канал рекламы работает лучше и перераспределить бюджет.

6. Подбор объектов по запросу клиента

В систему интегрирован поиск по базе недвижимости с фильтрацией по цене, площади, району, количеству комнат и другим параметрам. Агент формирует подборку за пару минут и отправляет клиенту прямо из CRM.

Выгода: время на подбор сократилось в разы, а клиент сразу получает список вариантов, что повышает доверие и ускоряет заключение сделки.

7. Хранение документов и медиаматериалов

Мы организовали удобную структуру хранения всех материалов агентства в Битрикс24. Для каждого объекта недвижимости создаются отдельные карточки, к которым прикрепляются фото и видео, договоры, акты, юридические документы, подборки и презентации для клиентов. Также в системе хранятся аналитика, отчёты по сделкам и агентам, шаблоны документов, рекламные материалы, маркетинговые кампании, инструкции и регламенты, а также архив завершённых сделок и неактуальных объектов.

Выгода: все файлы систематизированы и доступны каждому сотруднику в нужный момент. Клиенту можно моментально отправить презентацию объекта или подборку вариантов, а руководство получает быстрый доступ к аналитике и документам для принятия решений.

8. Автоматическая рассылка новых объектов

Для клиентов с активными запросами настроили автоматические уведомления о новых объектах, соответствующих их параметрам.

Выгода: агент поддерживает контакт без дополнительных усилий, а клиент получает актуальные предложения, даже если не обращался повторно.

Результаты проекта

Все 100% заявок теперь фиксируются в CRM и не теряются (раньше терялось до 20% – каждая 5-я).
Время поиска данных о клиенте сократилось с 15 минут до 2 минут.
Подготовка договора занимает 5 минут вместо 30, а количество ошибок снизилось до 0.
Количество накладок в расписании уменьшилось с 20% до 1-2%.
Конверсия сделок выросла с 18% до 22%.
Повторные обращения клиентов выросли на 40% благодаря автоматическим рассылкам.
100% фото и видео теперь хранятся в CRM, и презентации отправляются клиентам в день обращения (ранее на это уходило до 2 дней).

Агентство недвижимости получило комплексное решение, которое не только оптимизировало процессы, но и повысило качество сервиса для клиентов.