Битрикс24 для логистической компании: сократили время обработки заявок до 8 минут и подняли конверсию в договор с 10% до 22%

Аудит процессов, автоматизация продаж и документооборота, единая база клиентов, аналитика, контроль работы сотрудников и дальнейшее развитие цифровой инфраструктуры бизнеса.

Тип проекта:

Внедрение Битрикс24

Заказчик:

ООО «Транслогика»

Состав работ:

Внедрение CRM

Интеграции

Аналитика

Маркетинг

Регион:

Россия, СНГ, Китай

Сфера/отрасль:

Транспортная логистика. Грузоперевозки.

О проекте

«Транслогика» занимается организацией грузоперевозок по России, СНГ и Китаю, подбором перевозчиков, сопровождением сделок и контролем исполнения заказов.

За несколько лет компания значительно увеличила объем перевозок и клиентскую базу. Однако рост бизнеса начал создавать новые проблемы. Количество заявок росло быстрее, чем эффективность внутренних процессов.

Информация по клиентам хранилась в Excel-таблицах, документах и личных файлах сотрудников. Руководство не имело единой картины по сделкам, а работа компании все сильнее зависела от конкретных менеджеров.

На определенном этапе стало очевидно: дальнейшее масштабирование невозможно без цифровизации процессов и внедрения единой системы управления продажами.

Почему существующая система перестала работать

Проведенный аудит показал, что большинство проблем возникало не из-за недостатка клиентов, а из-за отсутствия системного управления процессами.

Разрозненная клиентская база

Каждый менеджер вел собственные таблицы и документы. Информация о клиентах хранилась в разных местах. Поиск данных занимал значительное время, а часть информации регулярно терялась.

Отсутствие контроля сроков и задач

Многие процессы контролировались вручную. Задачи ставились устно или через переписку. Руководитель не мог оперативно понять какие сделки находятся в работе, где возникают задержки и почему срываются сроки.

Отсутствие управленческой аналитики

Не было единой системы отчетности. Для подготовки данных приходилось собирать информацию из разных источников. Принятие решений строилось скорее на опыте сотрудников, чем на объективных показателях бизнеса.

Высокая зависимость от сотрудников

Клиентская история фактически принадлежала менеджерам. При увольнении сотрудника компания рисковала потерять всю накопленную информацию. Это создавало серьезные риски для бизнеса.

Медленная подготовка документов

Большая часть документов формировалась вручную. Менеджеры тратили время на заполнение договоров, согласование документов и т.д. Это замедляло работу и увеличивало количество ошибок.

Какие задачи стояли перед проектом

Основной целью было не просто внедрение CRM-системы, а создание прозрачной и управляемой модели работы компании, позволяющей масштабировать продажи без увеличения нагрузки на сотрудников.

Перед нашей командой были поставлены следующие задачи:

Объединить клиентскую базу в единой системе

Исключить потерю информации при смене сотрудников

Ускорить обработку входящих заявок

Автоматизировать подготовку документов

Повысить контроль над выполнением задач

Обеспечить руководству доступ к актуальной аналитике

Подготовить цифровую платформу для дальнейшего роста компании

Какое решение мы предложили

После анализа процессов мы разработали концепцию единой цифровой среды управления клиентами и перевозками, которая объединена в единый управляемый контур:

Продажи

Документооборот

Коммуникации

Задачи

Аналитику

Внутреннее взаимодействие сотрудников

Основной задачей стало не внедрение программы, а перестройка бизнес-процессов компании вокруг единой системы управления. Дополнительно система была спроектирована с учетом дальнейшего роста: подключение маркетинга, каналов лидогенерации и сквозной аналитики.

Как мы внедряли систему управления бизнесом

Аудит процессов и проектирование архитектуры CRM

Проект начался с детального исследования текущей модели работы компании.

Мы провели серию интервью с руководством и сотрудниками, изучили путь клиента от поступления заявки до завершения перевозки и выявили основные точки потерь.

Проанализировали:

Путь клиента от первого обращения до завершения перевозки
Внутренние процессы согласования
Работу с перевозчиками
Документооборот
Систему контроля задач

Это позволило выявить, на каких этапах компания теряет заявки и где теряется потенциальная выручка.

Аудит

Создание единой клиентской базы

На базе результатов аудита была настроена CRM-система. В рамках внедрения:

Создана единая клиентская база
Настроены карточки клиентов и сделок
Сформирована структура компании
Настроены роли и права доступа сотрудников
Организовано централизованное хранение данных

В результате менеджеры получили доступ ко всей истории клиента за несколько секунд, что сократило время принятия решений и ускорило обработку заявок.

Настройка CRM

Автоматизация обработки заявок

Для ускорения работы отдела продаж были внедрены автоматические сценарии. Система самостоятельно:

Ставит задачи менеджерам
Контролирует сроки обработки заявок
Напоминает о важных действиях
Уведомляет руководителей о просроченных задачах

Это снизило зависимость от человеческого фактора и позволило обрабатывать больше заявок без увеличения штата.

Автоматизация документооборота

Для работы с договорами и сопроводительными документами были разработаны шаблоны с автоматическим заполнением данных. После внедрения:

Реквизиты подставляются автоматически
Документы формируются непосредственно из CRM
Все версии файлов сохраняются внутри сделки
Сотрудники работают по единым стандартам

Это сократило цикл сделки и ускорило переход клиента от заявки к заключению договора.

Разработка шаблонов договоров

Создание единого пространства хранения данных

Вся рабочая документация была перенесена в облачную инфраструктуру Битрикс24. Дополнительно были настроены:

Структура каталогов
Уровни доступа
Система поиска документов
Резервное хранение данных

Компания получила единое защищенное пространство для совместной работы.

Хранение документации в Битрикс24

Создание системы управленческой аналитики

Для руководства компании были разработаны аналитические отчеты и дашборды. Система позволяет контролировать:

Количество новых заявок
Загрузку менеджеров
Конверсию по этапам
Причины отказов
Просроченные задачи
Прогнозируемую выручку

Руководство получило инструмент управления продажами в реальном времени, что позволило принимать решения на основе конверсий и загрузки менеджеров, а не предположений.

Обучение сотрудников

Чтобы обеспечить быстрое внедрение системы, мы провели серию практических обучающих сессий. Сотрудники освоили:

Работу со сделками
Обработку заявок
Документооборот
Постановку задач
Использование отчетности

После запуска проекта мы продолжили сопровождение системы и помогли адаптировать процессы под реальные рабочие сценарии. Сотрудники начали активно использовать CRM уже в первые недели после запуска.

Дальнейшая работа по проекту

Внедрение CRM — это только первый этап цифровой трансформации бизнеса. После запуска системы мы выстроили стратегию дальнейшего развития бизнеса как единой цифровой системы продаж, маркетинга и аналитики.

Развитие CRM и автоматизации

Оптимизация бизнес-процессов

Расширение сценариев автоматизации

Развитие системы отчетности

Повышение эффективности отдела продаж

Развитие сайта

Доработка структуры сайта

Повышение конверсии заявок

Улучшение пользовательских сценариев

Интеграция новых сервисов с CRM

Веб-аналитика

Контроль эффективности каналов привлечения клиентов

Настройка сквозной аналитики

Анализ стоимости заявки и клиента

Разработка новых аналитических отчетов

Интернет-маркетинг

SEO-продвижение логистических услуг

Контекстная реклама

Развитие новых каналов лидогенерации

Масштабирование потока заявок

Результаты для бизнеса

Благодаря внедрению Битрикс24 компания смогла обрабатывать больше обращений без расширения штата отдела продаж. Снижение потерь лидов и рост конверсии позволили увеличить количество сделок при том же рекламном бюджете, а руководители получили прозрачную систему управления продажами в режиме реального времени.

Компания перешла от ручного управления процессами к полностью контролируемой системе продаж.

Показатель

До

После

Результат

Среднее время обработки заявки

50 мин.

8 мин.

рост в 6,3 раза

Подготовка документов

45 мин.

10 мин.

рост в 4,5 раза

Просроченные задачи

41%

12%

-71%

Зависшие сделки

27%

13%

-52%

Поиск информации по клиенту

20 мин.

1 мин.

рост в 20 раз

Конверсия заявка → перевозка

10 %

22%

+120%

Компания получила управляемую модель работы, в которой процессы не зависят от конкретных сотрудников, а руководство принимает решения на основе объективных данных.

Сегодня Битрикс24 помогает компании:

Быстрее обрабатывать обращения

Контролировать сделки на всех этапах

Исключать потерю информации

Управлять работой сотрудников

Прогнозировать загрузку и выручку

Масштабировать бизнес без роста управленческого хаоса

Фактически компания перешла от ручного управления к системной модели развития, где продажи, процессы и аналитика работают как единый механизм роста бизнеса.

Главный эффект проекта — продажи перестали зависеть от конкретных сотрудников и стали управляемым бизнес-процессом

Отзыв клиента

Баршов А.Е.

Генеральный директор ООО «Транслогика»

Для нас было важно найти подрядчика, который сможет не только внедрить CRM, но и помочь выстроить процессы внутри компании. Специалисты Reovax успешно справились с этой задачей.

В результате мы получили удобную систему управления сделками, прозрачную аналитику и надежную основу для дальнейшего развития бизнеса.

Ключевым результатом стало то, что мы наконец увидели реальную картину по продажам и потерям на каждом этапе.